Guide d'utilisation
De la création du compte au compte rendu reçu.
Démarrer
- Créer un compte Nom, adresse email, mot de passe. Un lien de confirmation vous est envoyé : ouvrez-le pour activer votre compte.
- Relier un agenda Dans Configuration. L'autorisation demandée est en lecture seule : le service consulte vos réunions à venir, il n'écrit jamais dans votre agenda.
- Choisir vos réglages Langues du compte rendu, et adresse de réception si elle diffère de votre adresse de connexion.
Lancer le bot sur une réunion
Les réunions du jour portant un lien de visioconférence apparaissent dans votre espace. Cliquez sur Envoyer le bot, et choisissez si le compte rendu doit rester dans votre espace ou vous être envoyé par email.
Pour une réunion créée à la volée, qui ne figure pas à l'agenda, collez son lien dans Réunion instantanée.
Admettez le bot. Il arrive en salle d'attente et y reste tant que personne ne l'accepte. Son état s'affiche en direct dans votre espace : frappe à la porte, puis en salle d'attente, puis admis, enregistrement en cours.
Après la réunion
Le bot quitte la réunion quelques secondes après le dernier participant. Le traitement démarre alors : transcription, puis rédaction. Une barre d'avancement l'indique, avec une estimation tirée de la durée de la réunion.
Le compte rendu apparaît ensuite dans Mes réunions, en Word et en PDF. Si votre onglet n'est pas au premier plan, son titre clignote.
Situations courantes
Le bot reste en salle d'attente
Personne ne l'a admis. Il patiente un quart d'heure, puis abandonne. Vous pouvez l'arrêter depuis votre espace et recommencer.
« Un bot est déjà en cours »
Un seul bot à la fois par compte. Attendez la fin de la réunion, ou arrêtez la demande en cours. Cette limite protège la machine : chaque bot ouvre un navigateur complet.
Le compte rendu est incompréhensible
C'est presque toujours la transcription, pas la rédaction. Une réunion très courte, un micro lointain ou plusieurs personnes parlant en même temps donnent un texte que rien ne peut rattraper. Le compte rendu le signale plutôt que d'inventer.
Mon agenda ne remonte plus
L'autorisation a expiré ou a été révoquée. Reconnectez-le depuis Configuration.
« Aucune parole n'a été transcrite »
La réunion était silencieuse, trop courte, ou le bot n'a jamais été admis. Aucun compte rendu n'est produit — nous préférons le dire plutôt que de rendre un document vide.
Ce que le compte rendu contient
Cinq rubriques, dans chaque langue demandée :
- Résumé — le déroulé de la réunion.
- Sujets abordés — chacun avec ses points.
- Décisions — uniquement ce qui a été explicitement acté.
- Actions à suivre — avec responsable et échéance quand ils ont été énoncés.
- Points en suspens — questions ouvertes et sujets reportés.
Quand une information n'a pas été donnée, la mention est « Non précisé ». Le service ne comble jamais un manque par une supposition : un compte rendu incomplet vaut mieux qu'un compte rendu inventé.